Trong những năm qua, công tác lưu trữ của Thanh tra quận đã có nhiều chuyển biến tích cực trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, nhất là trên các lĩnh vực về thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống, tham nhũng. Tuy nhiên, vẫn còn một số tồn tại gây ảnh hưởng nhất định trong công tác lưu trữ như không gian lưu trữ bằng hồ sơ, văn bản giấy có giới hạn nhất định, việc trích lục các loại hồ sơ, tài liệu khi cần thiết còn mất nhiều thời gian và công sức, còn tiềm ẩn rủi ro trong việc bảo quản các hồ sơ, tài liệu...

Trong thời đại phát triển khoa học công nghệ như hiện nay, việc am hiểu các kiến thức cơ bản của số hóa tài liệu để lưu trữ là vô cùng cần thiết đối với mọi cơ quan, tổ chức. Việc nghiên cứu và ứng dụng số hóa tài liệu nhằm tận dụng tối đa ưu điểm, khắc phục tối đa các hạn chế của nó để tối đa hóa lợi ích cho các cơ quan, đơn vị, cụ thể như: giúp việc lưu trữ, tìm kiếm, chia sẻ, truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng, cắt giảm tối đa chi phí cho các hoạt động quản lý, không gian lưu trữ. Đặc biệt trong lĩnh vực giải quyết khiếu nại, việc số hóa văn bản, hồ sơ tài liệu giải quyết khiếu nại để lưu trữ trên máy tính sẽ tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công chức, Thanh tra viên cơ quan Thanh tra tiếp cận, nghiên cứu, bảo quản hồ sơ và tham mưu giải quyết các nội dung khiếu nại đúng tiến độ và đúng theo quy định pháp luật. Bên cạnh đó, góp phần thực hiện hiệu quả công tác cải cách hành chính trong hoạt động chuyên môn của Thanh tra quận.

Từ nhận thức trên, năm 2019 Thanh tra quận Bình Tân đã nghiên cứu đề xuất và thực hiện giải pháp “Số hóa văn bản, hồ sơ tài liệu giải quyết khiếu nại, lưu trữ bằng ứng dụng công nghệ thông tin trên máy tính”. Qua đó, ngày 28 tháng 03 năm 2019, Thanh tra quận đã ban hành Kế hoạch số 624/KH-TTQ về triển khai thực hiện sáng kiến, giải pháp thi đua cải cách hành chính năm 2019, trong đó xác định việc thực hiện giải pháp “Số hóa văn bản, hồ sơ tài liệu giải quyết khiếu nại, lưu trữ bằng ứng dụng công nghệ thông tin trên máy tính” là điểm nhấn và là nội dung trọng tâm trong công tác cải cách hành chính của Thanh tra quận trong năm 2019. Trên cơ sở đó, tập thể công chức, Thanh tra viên cơ quan Thanh tra quận đã được quán triệt, hướng dẫn, thống nhất chung quy trình thực hiện số hóa các văn bản, hồ sơ tài liệu giải quyết khiếu nại và thực hiện lưu trữ trên phần mềm máy tính. Qua thời gian triển khai thực hiện, Thanh tra quận đã thực hiện số hóa lưu trữ 12 hồ sơ khiếu nại trên phần mềm vi tính (10 hồ sơ của năm 2018 và 02 hồ sơ của 04 tháng đầu năm 2020), góp phần tạo sự đồng bộ, hiệu quả trong việc lưu trữ, bảo quản và giải quyết văn bản, hồ sơ khiếu nại đúng tiến độ và đúng quy định pháp luật.

Có thể nói việc thực hiện giải pháp “Số hóa văn bản, hồ sơ tài liệu giải quyết khiếu nại, lưu trữ bằng ứng dụng công nghệ thông tin trên máy tính” tại cơ quan Thanh tra quận Bình Tân đã góp phần nâng cao nhận thức của công chức, Thanh tra viên quận về việc số hóa hồ sơ, tài liệu giải quyết khiếu nại, tố cáo nói riêng và các hồ sơ, tài liệu nói chung vào lưu trữ, với số hóa dữ liệu, đây là biện pháp tối ưu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin dễ dàng, linh hoạt trong việc quản lý dữ liệu và lưu bản sao dự phòng rủi ro có thể xảy ra với văn bản giấy, bên cạnh đó, nâng cao hiệu quả việc thực hiện cải cách hành chính trong công tác giải quyết khiếu nại của Thanh tra quận, tạo thuận lợi cho Thanh tra quận trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ tốt hơn so với thời gian trước.